O dia a dia de um gerente de marketing pode ser uma loucura às vezes. Você abre seu e-mail e tem 40 mensagens não lidas, na sua agenda tem uma nota te lembrando que você precisa otimizar as campanhas de AdWords e Facebook Ads, além de criar as novas pro lançamento de hoje, aquele report semanal você nem começou a fazer… e só nesse meio tempo, seu colega de trabalho já te chamou duas vezes para verificar se a Tag do Analytics está funcionando no blog novo.
Você já pensou que seu dia precisaria ter mais de 24 horas para dar conta de tudo? Na verdade, temos tempo suficiente para cumprir nossas tarefas, o que pode estar errado é a forma como o administramos.
A gestão do tempo é o processo de organizar e planejar como ele deve ser dividido entre as atividades do dia. Nesta postagem, confira dez dicas para a gestão do tempo nas empresas com as técnicas e aplicativos mais usados.
10 dicas para gestão do tempo nas empresas
1- Planeje e priorize
No começo do dia faça uma lista de suas tarefas de acordo com a prioridade. A Matriz de Eisenhower é um método simples e conhecido de como priorizar tarefas:
- Tarefa importante e urgente: faça o quanto antes e dedique-se você mesmo a ela;
- Tarefa importante, mas não urgente: você mesmo deve fazer, mas agende uma data ideal;
- Tarefa urgente, mas não importante: delegue para outra pessoa capacitada fazer;
- Tarefa que não é nem importante, e não é urgente: não perca tempo com ela.
2- Delegue funções e tarefas
Aprenda a delegar e entenda que não está fugindo das suas responsabilidades, pois é uma função importante de quem tem cargos de liderança. Dê responsabilidades a sua equipe respeitando seus conhecimentos e habilidades.
3- Diga não à procrastinação
A procrastinação é um dos maiores vícios na gestão do tempo nas empresas. Adiar serviços faz com que você tenha que fazer o seu trabalho sob estresse e pressão, impactando negativamente no resultado.
4- Cuidado com o imediatismo
Responder e-mails e atender ligações são atividades que interferem bastante na gestão do tempo nas empresas, então cuidado com elas. Muitas delas são pedidos de ajuda, algo que você pode repassar para alguém.
Você também pode determinar um horário do seu dia para retornar as ligações e responder seus e-mails. Dessa forma, você conseguirá manter a concentração no que está fazendo, não desviando o foco do seu objetivo principal no momento.
5- Evite ser multitask
Nos sentimos mais eficientes quando fazemos mil coisas ao mesmo tempo. Na verdade, o ser humano tem melhor desempenho quando se concentra em uma coisa de cada vez.
Ser uma pessoa multitarefa pode estar sabotando a sua gestão do tempo.
6- Comece cedo
Você já leu isso em algum lugar: homens e mulheres de sucesso começam seus dias cedo. Conforme o dia vai passando o nível de energia diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, a gestão do tempo.
7- Saiba também dizer não
Saiba dizer “não” de maneira educada explicando os motivos quando estiver sobrecarregado. Dê uma olhada na sua to-do list para gestão do próprio tempo antes de assumir mais responsabilidades.
8- Faça pausas
Ninguém consegue manter qualidade e produtividade por muito tempo sem uma pausa. Qualquer atividade no trabalho deve ser dividida em pequenos períodos alternados de ação e descanso para melhor gestão do tempo nas empresas.
9- Aplique técnicas conhecidas no seu dia a dia
Confira algumas regras de gestão no tempo nas empresas que podem te ajudar:
Regra dos dois minutos:
A ideia é realizar todas as tarefas que levam apenas dois minutos ou menos, sempre que surgirem. Existem várias tarefas rápidas, mas são deixadas de lado justamente por terem essa natureza e vão se acumulando e transforma-se em horas.
TimeBox:
Se baseia em uma regra simples de limitação de tempo. É uma técnica muito utilizada na gestão de projetos e para executá-la você deve estabelecer um prazo fechado para cada ação.
Mesmo que pareça estranho deixar tarefas incompletas para trás, em função do prazo inflexível, você estará fazendo melhor a gestão do seu tempo.
A técnica ajuda a filtrar somente os pontos principais de cada tarefa, pois as vezes achamos que há tempo de sobra para certos processos e acabamos por nos estender e acumular tarefas para o próximo dia.
Pomodoro:
A ideia é que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e a gestão do tempo nas empresas. O nome foi dado como referência ao popular cronômetro de cozinha na forma de um tomate.
A técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos de 5 minutos. A cada 4 “pomodoros” a pausa deverá ser de 15 a 30 minutos.
Kanban:
Metodologia de gestão de projetos no qual as tarefas são divididas em um quadro, anotadas em cartões e vão sendo transferidas de uma para outra lista, conforme o processo evolui.
As listas mais comuns são: “entrada”, “em andamento”, “em revisão”, “bloqueadas” (quando algum problema precisa ser resolvido para que as tarefas prossigam) e “concluídas”.
10- Tenha a tecnologia a seu favor
Existem diversas soluções para gestão do tempo nas empresas, desde apps de organização pessoal até ferramentas colaborativas online:
- Rescue Time: é um software para monitoramento de atividades em inúmeros meios. Com ele você visualiza cada caminho trilhado durante o dia e passa a ter a noção visível do seu desempenho. Para quem trabalha no computador é uma ótima ferramenta de gestão do tempo nas empresas. Muitos acessos são irrelevantes para a função do trabalho e ao cortá-los de sua rotina você ganha tempo.
- Trello: outra ferramenta para gestão de projetos inspirada na metodologia kanban, por meio de um sistema visual e intuitivo.
- Google Drive, Box, DropBox, OneDrive: ferramentas colaborativas online que permitem o armazenamento de arquivos na nuvem e edição simultânea e em tempo real, em alguns casos.
- Slack, HipChat, Azendoo: ferramentas de comunicação interna que estão se tornando muito populares e substituindo os emails.
- Yammer, Workplace, G+: ferramentas que contam com uma interface com timeline, como mídias sociais tradicionais, onde os colaboradores podem divulgar seus projetos e possibilidade de departamentos criarem suas páginas próprias.
Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um software, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.
